Nein, braucht es nicht. Aber es wäre sinnvoll, regelmässige Backups zu erstellen. Das ist die Kurzfassung.
Verantwortlichkeiten
Schauen wir uns doch die Verantwortlichkeiten im Bereich Microsoft 365 an. Zum einen haben wir die einzelnen Applikationen und die darunter liegenden Dienste wie z.B. Exchange Online oder Sharepoint. Zum andern haben wir eine Unmenge an Daten, strukturiert und weniger strukturiert.
Microsoft stellt den Betrieb der Services mit einer sehr hohen Verfügbarkeit bereit. Microsoft kümmert sich auch um die Updates der einzelnen Services oder der Applikationen (lokale Apps müssen natürlich "manuell" installiert werden). Microsoft bietet auch die Möglichkeit Daten aus dem Papierkorb wiederherzustellen (während 93 Tagen, solange diese nicht permanent gelöscht werden). Anschliessend kann bei Microsoft (während 14 Tagen) noch eine Wiederherstellung einzelner Sites (Bsp. SharePoint) in Auftrag gegeben werden.
Bei Emails auf Exchange Online sieht die Sache ein wenig anders aus. Je nach Lizenztyp kann In-Place Hold oder Litigation Hold gesetzt werden. Standardmässig gilt jedoch, dass dauerhaft gelöscht Emails (also gelöscht und auch gleich aus den gelöschten Objekten gelöscht) innerhalb 14 Tagen bzw. 30 Tagen (sofern dies entsprechend konfiguriert worden ist) wiederhergestellt werden können.
Bis zu einem gewissen Grad stellt Microsoft Wiederherstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Je nach Lizenztyp (in Bezug auf Exchange) stehen erweitere Funktionen zur Verfügung. Diese sind aber durch Dich zu konfigurieren und zu verwalten. Denn, du bist für die Aufbewahrung und den Schutz Deiner Daten selber verantwortlich. Die Daten sind Dein Eigentum.
Nun haben die Verantwortlichkeiten geklärt. Du bist für die Daten verantwortlich, Microsoft für die Bereitstellung der Dienste und Software.
Backup für Microsoft 365 ja oder nein
Wenn Du nun mit den obigen Bedingungen leben kannst, ist ein Backup eigentlich nicht notwendig. Aber halt, was wäre wenn Du nur einzelne Dokumente nach 93 Tagen zurückholen möchtest, oder wenn die Daten verschlüsselt worden sind. Was ist bei versehentlich (oder halt eben vorsätzlich) gelöschten Daten? Hier wäre es sinnvoll auf ein Backup zurückgreifen zu können.
In der Regel überlassen wir den Entscheid immer unseren Kunden, empfehlen aber dringend ein Backup System einzusetzen.
Unsere kombinierte Backup- und Sicherheitslösung
Es gibt einige sehr gute Produkte um die Office 365 bzw. Microsoft 365 Daten zu sichern. Wir haben uns für die Lösungen von Barracuda entschieden. Als "Managed service Provider" (MSP) können wir Dir nicht nur die Lizenzen bereitstellen, sondern übernehmen auch die vollständige Verwaltung der Backup- und Sicherheitslösung. Mit der Total Email Protection von Barracuda kannst Du nicht nur deine Daten sichern sondern auch zusätzliche Email-Sicherheiten gewährleisten. Gerne zeigen wir dir die Möglichkeiten auf.
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